3 Erfolgsfaktoren für IT-Projekte mit externen Dienstleistern
“Wenn man es nicht selbst macht,… ”. Erwischen Sie sich auch manchmal bei dem Gedanken, dass Sie eine Aufgabe besser selber übernommen hätten, als sie abzugeben? Weil das Ergebnis doch nie das ist, was man sich vorgestellt hat - wenn man es eben nicht selbst macht? Die Kontrolle abzugeben, ist gar nicht so leicht. Dabei ist es in einer Welt, die so sehr von Arbeitsteilung geprägt ist wie noch nie zuvor, eine der wichtigsten Fähigkeiten, Dinge aus der Hand geben zu können. Nicht umsonst gehört das Delegieren zu den Aspekten, die Führungskräfte als allererstes lernen müssen. Und mit denen sie sich häufig am schwersten tun.
Gibt man Aufgaben noch nicht einmal an die eigenen Mitarbeiter, sondern an externe Dienstleister, macht das die Herausforderung nicht kleiner. Denn natürlich möchte man als Auftraggeber ein gewisses Maß an Kontrolle behalten, auch wenn man etwa bei der Technik vielleicht ab einem bestimmten Punkt gar nicht mehr mitreden kann. Was gerade bei IT-Projekten, für die man ja sehr bewusst das spezialisierte Know-how externer Expertinnen und Experten einkauft, relativ schnell der Fall sein kann - und auch darf. Spätestens dann braucht es aber Vertrauen - vor allem in das Know-how, die Professionalität und die Verlässlichkeit des Dienstleisters.
Damit die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und externem Dienstleister auch bei komplexeren IT-Projekten gut funktioniert, gibt es drei ganz entscheidende Erfolgsfaktoren:
Erfolgsfaktor Nr. 1: Kommunikation
Reden, reden, reden. Eine klare, transparente Kommunikation ist das A und O jeder Projektzusammenarbeit. Damit alle Beteiligten von Anfang an dasselbe Ziel vor Augen haben und sich auch über eventuelle Planänderungen auf dem Weg dorthin verständigen können.
Dabei sollen nicht nur Termine, Ziele und Prioritäten klar kommuniziert werden. Wie gut die Zusammenarbeit funktioniert, zeigt sich vor allem in dem Moment, in dem ein Problem oder eine Verzögerung auftaucht. Kennen Sie das, dass Probleme einfach verschwiegen werden - in der Hoffnung, dass sie sich irgendwie in Luft auflösen?
Uns ist es wichtig, dass über alles geredet wird - über Erfolgsmeldungen genauso wie über Rückschläge oder Verzögerungen. In einer solchen vertrauensvollen Zusammenarbeit kann man auch mit schwierigen Situationen konstruktiv umgehen und gemeinsam an einer Lösung arbeiten.
Erfolgsfaktor Nr. 2: Verbindlichkeit
Gut geplante Projekte erkennt man daran, dass sie ohne Terminverschiebungen auskommen. Sich darauf verlassen zu können, dass Auftraggeber und Dienstleister sich gleichermaßen an gemeinsame Absprachen und Zeitplanungen halten, trägt zur Zufriedenheit aller Beteiligten bei.
Damit vereinbarte Termine auch eingehalten werden können, ist es aber wichtig, sie realistisch zu planen. Mit der Vorgabe eines Wunschtermins, der sich nur unter Einsatz eines Zauberstabs realisieren lässt, ist niemandem geholfen. Womit wir wieder bei Punkt 1 wären: Reden, reden, reden. Auch über tatsächliche Aufwände, realistische Zeitplanungen und - im Fall der Fälle - unerwartete Verzögerungen.
Erfolgsfaktor Nr. 3: Augenhöhe
Von der realistischen Planung von Deadlines bis hin zur Ausarbeitung von Funktionen: Damit die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister für alle Beteiligten gut funktioniert, sollte sie immer auf Augenhöhe geschehen. Denn jeder bringt sein eigenes Know-how und seine eigenen Kompetenzen mit, die sich im Idealfall gegenseitig perfekt ergänzen.
Wer einen Software-Dienstleister nicht als Befehlsempfänger, sondern als Sparringspartner betrachtet, gewinnt einen Verbündeten, der viel mehr zum Projekt beitragen kann als nur ein paar Codezeilen. Ideen gemeinsam zu entwickeln, Umsetzungsmöglichkeiten zu diskutieren und gegenseitig Erfahrungen auszutauschen, ist die beste Möglichkeit, ein Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu bringen und dabei etwas ganz Besonderes entstehen zu lassen.
Für den Austausch von Visionen und das gemeinsame Entwickeln von Ideen empfiehlt es sich übrigens, auch mal aus dem üblichen Arbeitstag auszubrechen und neue Arbeitsformate zu wählen. Ein Feature für die Jobbörse von meinestadt.de beispielsweise ist in einem gemeinsamen Design Sprint entstanden: 5 unserer Mitarbeiter haben zusammen mit 5 Mitarbeitern von meinestadt.de 5 Tage lang ein Konzept für eine komplexe neue Funktion entwickelt.
In einer vertrauensvollen Zusammenarbeit auf Augenhöhe fällt das Verteilen von Aufgaben nicht schwer und auch das vorübergehende Abgeben der Kontrolle ist dann kein Problem. Schließlich arbeitet man zusammen auf ein gemeinsames Ziel hin, an dessen Ende alle stolz auf das Ergebnis sein können - die eigenen Mitarbeiter genauso wie die externen Projektbeteiligten. Und am Ende ist dann doch alles selbstgemacht - gemeinsam.