Remote Teamwork: Wie wir als Team im Home Office zusammenarbeiten

In verschiedenen Städten, Ländern und sogar Kontinenten leben und trotzdem als ein Team zusammenarbeiten?

Das geht!

Remote Teamwork ist für uns nicht nur eine notwendige Konsequenz aus der Corona-Krise, sondern Teil unserer Unternehmenskultur. Welche Vorteile das mobile Arbeiten bzw. die Arbeit im Home Office für uns hat – sowohl aus Arbeitnehmer*innen- als auch aus Unternehmenssicht – haben wir im ersten Teil dieser Artikelserie bereits aufgelistet.

In diesem Artikel möchten wir erzählen, wie wir Remote Teamwork konkret umsetzen. Und wie wir damit den bereits geschilderten Nachteilen begegnen und diese minimieren.

Mobiles Arbeiten als Selbstverständlichkeit

Die wichtigste Voraussetzung dafür, dass das mobile Arbeiten funktioniert, ist Einstellungssache: Nur wenn vom Chef bis zur Auszubildenden alle verinnerlicht haben, dass Arbeit nicht mit Büro gleichzusetzen ist, sondern überall stattfinden kann, funktioniert Remote Teamwork auch wie selbstverständlich.

Konkret bedeutet das:

• Von niemandem wird erwartet, dass er*sie regelmäßig ins Büro kommt, selbst wenn die Entfernung es erlauben würde.
• Niemand wird schief angeguckt, wenn er aus dem Auto, von der Parkbank oder (bei nicht zu sensiblen Themen) aus dem Zug am Meeting teilnimmt oder wenn Kinder im Hintergrund durchs Kamerabild laufen.
• Genauso wie die Arbeit finden auch Teambuilding-Maßnahmen (maßgeblich) remote statt. Was gelegentliche Präsenz-Treffen und Team-Events vor Ort natürlich nicht ausschließt, denn vollständig verzichten möchten wir auf den direkten persönlichen Kontakt nicht. Ergänzt werden sie aber immer wieder durch Remote-Events, damit das Team auch über große Entfernungen zusammenwächst. .
• Und, last but not least: Für alle Arbeitsschritte gibt es Lösungen, die remote funktionieren.

Wenn diese Grundvoraussetzungen stimmen, ist es auch möglich, in Teams zusammenzuarbeiten, die sich noch nie persönlich getroffen haben.

Weil unser Team im Verlauf der vergangenen zwei Jahre enorm gewachsen ist, haben wir über 20 neue Kolleg*innen (teils festangestellt, teils frei) erfolgreich ins Team integriert. Komplett remote, zum Teil ohne ein einziges persönliches Treffen – und zum Teil über Länder- und Kontinent-Grenzen hinweg.

(Täglicher) Kontakt

Dass unsere Arbeitsplätze teils hunderte oder sogar tausende von Kilometern voneinander entfernt sind, bedeutet ja nicht, dass wir alle eigenbrötlerisch vor uns hin arbeiten. Weil der Kontakt sich nicht über ein Treffen im Flur automatisch aufbaut, haben wir ihn auf andere Weise in den Alltag integriert.

Gemeinsames Zentrum unseres Firmenalltags ist der tägliche StandUp-Call. Darin erzählt jede*r Kolleg*in, was er*sie gestern getan hat und woran er*sie heute plant zu arbeiten. In diesem Rahmen können auch kurze Fragen geklärt werden – wenn es komplexer wird, trifft man sich nur mit den Beteiligten separat in einer kleinen Runde.

Wer heute im Kölner Büro ist, kann für den StandUp-Call in den Konferenzraum kommen, wo die übrigen Kolleg*innen dann auf dem großen Monitor “zugeschaltet” sind. Oder wahlweise auch in einem der Büros am eigenen Notebook sitzen.

Damit das Herannahen der StandUp-Uhrzeit kein kollektives Seufzen hervorruft und der halbe Tag in Meetings dahinschleicht, teilen wir uns für den StandUp nach dem Zufallsprinzip in Gruppen auf – mit zunehmender Unternehmensgröße immer mehr. So sind in der Regel nicht mehr als 12 Teilnehmer*innen in einem Call, und der StandUp dauert nicht länger als eine halbe Stunde.

Auch wenn man so nicht jede*n Kolleg*en jeden Tag sieht, hilft die tägliche Routine dabei, alle Kolleg*innen kennenzulernen – auch die, mit denen man nicht direkt inhaltlich zusammenarbeitet –, den Kontakt zu halten, und zumindest einen groben Überblick darüber zu bekommen, womit der Rest der Firma sich eigentlich gerade so beschäftigt.

Das StandUp gehörte schon zum bevuta-Tagesablauf, als noch der überwiegende Teil der Mitarbeiter*innen ins Büro kam. Seit unsere StandUp-Meetings komplett online stattfinden, ist unser Team noch stärker zusammengewachsen. Denn auch die Kolleg*innen im Büro in Kosovo treffen sich nun nicht mehr separat, sondern sind fester Bestandteil eines übergreifenden StandUps und damit enger in das Team eingebunden.

Das nächste Büro ist direkt nebenan

Wer einen Kollegen oder eine Kollegin sprechen möchte, kann einen Chat über unsere firmeninterne Messaging-Software Mattermost beginnen. Und wenn es komplizierter wird, einfach einen Videokonferenzraum aufmachen und den Kollegen / die Kollegin dorthin einladen. Fast, als würde man einmal über den Flur ins nächste Büro gehen.

Manche Kollegen oder Teams haben auch – vor allem für entsprechend intensive Phasen – dauerhaft offene Videokonferenzräume eingerichtet, in denen sie (fast) immer direkt erreichbar sind, oder haben einen eigenen Mattermost-Channel für Nebenbei-Gespräche.

Genau wie beim Gespräch in der Kaffeeküche tauschen wir uns auch über Video natürlich mal über private Themen aus. Und wer regelmäßig Zeit für privatere Gespräche haben möchte, verabredet sich zum Beispiel jeden Montag zum gemeinsamen Remote-Mittagessen. Oder mal zu Coffee Dates via Jitsi.

An der weiteren Institutionalisierung von Zufalls- und SmallTalk-Treffen arbeiten wir noch – denn besser geht immer. Und dass wir uns weiterentwickeln, auch im Hinblick auf unseren schon ziemlich gut eingespielten Remote-Alltag, ist für uns selbstverständlich.

Anders ist ok gut

Wir sind große Fans des Andersseins. Wir sind Nerds und das ist gut so. Dazu gehört eben auch, dass jeder von uns ein bisschen anders ist als die anderen. Das ist vor allem deshalb großartig, weil andere, neue Perspektiven unsere Arbeit enorm bereichern. Es gibt schon zu viel Windows, Weizenbrötchen und VW Golf auf dieser Welt.

In der Softwareentwicklung ist es entscheidend und wichtig, aus verschiedenen Perspektiven auf ein technisches Problem zu schauen. Für nahezu jedes Problem gibt es nämlich verschiedene technische Lösungswege. Wenn man das Problem nur aus dem Blickwinkel eines Einzelnen betrachtet, läuft man Gefahr, den besten Weg gar nicht zu sehen. Daher sind wir in der bevuta dankbar für jede Perspektive, die unsere Lösung konstruktiv in Frage stellt, um sie noch ein bisschen besser zu machen. Diese unterschiedlichen Blickwinkel helfen auch dabei, unsere digitalen Lösungen für möglichst alle Menschen nutzbar zu machen.

Individuell = effizient

Damit die Arbeit im Team für alle möglichst angenehm ist, gibt es für unsere gemeinsame Arbeit einige Rahmenbedingungen, aber auch viel Freiraum. Denn, wie schon im ersten Teil dieser Serie erwähnt: Seine größten Stärken spielt Remote Work dann aus, wenn jede*r dabei für sich die eigenen Vorstellungen von möglichst effizientem Arbeiten umsetzen kann.

Unser gemeinsamer StandUp findet darum nicht früh morgens, sondern erst um 11 Uhr statt, damit jede*r im eigenen Tempo in den Tag starten kann. Alle anderen Termine machen die Kolleg*innen unter sich aus. Und wer zu einer bestimmten Uhrzeit nicht kann, weil da gerade die Kinder aus dem Kindergarten abgeholt werden müssen, sagt das einfach. Und gut ist.

Chatten statt Reden

Innerhalb des Unternehmens findet schriftliche Kommunikation (fast) ausschließlich über Chat-/Messaging-Software statt. E-Mail kommt nur im Außenkontakt zum Einsatz – oder dann, wenn von außen kommende E-Mails intern weitergeleitet werden. Was aber dank Helpdesk-Software auch immer seltener nötig ist.

Diese Kommunikation ist nicht nur schneller und direkter, sondern spart auch das ewige Suchen im Maileingang. Außerdem ermöglicht sie ein direktes Gespräch mit mehreren Teilnehmer*innen – denn neben dem Eins-zu-eins-Chat nutzen wir auch (themenbezogene) Gruppenchats.

Im Vergleich zum Gespräch im Büro hat das Messaging zwei große Vorteile:

Erstens kann jeder entscheiden, wann er welche Informationen aufnehmen und verarbeiten will. Das reduziert Unterbrechungen und erhöht so die Produktivität.

Und zweitens lässt sich der Kontext direkt per URL mitliefern. Denn alles, woran wir arbeiten, liegt irgendwo auf einem zentralen Server und ist per URL direkt und absolut adressierbar. Kein “Guck doch mal im Ordner xyz”.

Zentrale Datenablage und kollaborative Werkzeuge

Wir erwähnten es schon: Damit Remote Teamwork klappt, muss es für jeden Arbeitsschritt eine remote funktionierende Lösung geben.

Die Software-Werkzeuge, mit denen wir arbeiten, sind deshalb alle so ausgewählt, dass mehrere Kolleg*innen gleichzeitig online daran arbeiten können. Vom Design bis zur Softwareentwicklung. Daten, Code und Arbeitsdokumente liegen also nicht auf den Rechnern der Mitarbeiter*innen, sondern auf zentralen Servern. (Da es in vielen Fällen unsere eigenen Server sind, nennen wir das Ganze bewusst nicht “Cloud”. Wieso, weshalb, warum kannst du in unserem Blogartikel “Was ist die Cloud?” nachlesen.) So kann jeder, der daran beteiligt ist, darauf zugreifen und daran arbeiten – auch gleichzeitig mit Kolleginnen und Kollegen.

Welche Software sich dafür jeweils besonders gut eignet, haben wir über viele Jahre ausprobiert. Inzwischen haben wir einen gut funktionierenden Mix aus selbstgehosteten Open-Source-Lösungen und komfortablen Third-Party-Plattformen. Welche das genau sind, davon erzählen wir im dritten Teil dieser Serie noch mehr und stellen die einzelnen Werkzeuge konkret vor.

Onboarding und Kennenlernen

Dass man sich gegenseitig nur sehr begrenzt kennenlernt, wenn man sich nicht jeden Tag begegnet, ist eine der größten Herausforderungen beim Teambuilding im Home Office. Die Herausforderung fängt mit dem Onboarding an – wie lernt ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin, wie im Unternehmen der Arbeitsalltag läuft? Was für (viel zu häufig unausgesprochene) Regeln es gibt, was für Traditionen, was für Eigenheiten?

Zum Start ins Onboarding gibt es in der bevuta ein Handbuch (natürlich online), in dem das Wichtigste zur Arbeitsorganisation im Unternehmen zusammengefasst ist. Von A wie Abwesenheitsregelungen bis Z wie Zeiterfassung. Neben den organisatorischen Details ist das Handbuch auch ein Ort für die wichtigsten Gedanken zur Unternehmensphilosophie: Was ist uns wichtig? Worauf achten wir im Umgang mit Kund*innen und Kolleg*innen? Worauf sollte ich als Mitarbeiter*in unbedingt verzichten – und worauf besonders achten?

Aber natürlich kann man nicht alles, was zum Start in den Job wichtig ist, in einem Mitarbeiterhandbuch abbilden.

Deshalb fängt der erste Arbeitstag eines neuen Kollegen oder einer neuen Kollegin mit einem langen Videocall mit Dorkas, einer unserer Captains, an. Sie stellt die bevuta und ihre Unternehmenskultur vor, sorgt für die Zugänge zu den wichtigen Programmen und erklärt, wofür wir sie brauchen, verweist auf wichtige Dokumente und gibt viel Raum für Rückfragen und Erklärungen. Im Anschluss geht es gemeinsam in das erste Meeting mit Kolleg*innen. Das fachspezifische Onboarding passiert dann zusammen mit dem Team Lead im entsprechenden Team – im Tempo des jeweiligen Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin.

Darüber hinaus gibt es ein Onboarding-Tutorial, das neue Mitarbeiter*innen durch ihre ersten Aufgaben führt und sie mit dem Team und der Software vertraut werden lässt.

Für manche reicht der reine Remote-Kontakt, für andere ist ein persönlicher Kontakt zum Start sehr hilfreich. Je nachdem, wie weit entfernt der neue Kollege oder die neue Kollegin wohnt, und ob der Bedarf für ein persönliches Treffen da ist, gibt es deshalb immer auch die Möglichkeit, sich im Büro zu treffen. Die Perspektive vieler Unternehmen, dass gerade ein Onboarding nur “On Site” möglich ist, teilen wir – dank vieler guter Erfahrungen – nicht.

Und natürlich darf man Dorkas (und nicht nur sie) auch später noch jederzeit mit Fragen löchern. Denn der wahrscheinlich wichtigste und erste bevuta-Grundsatz lautet: Stelle Fragen! Lieber einmal zu viel als einmal zu wenig.

Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser

Ja, natürlich haben wir ein Zeiterfassungssystem. Und natürlich möchten wir einen Überblick darüber haben, wer wieviel an welchem Projekt arbeitet. Letzten Endes liegt die Verantwortung für die Planung eines Arbeitstages und die Erfassung der gearbeiteten Stunden aber bei jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin selbst.

Wir sind der festen Überzeugung, dass eine spannende Aufgabe, eine gute Arbeitsatmosphäre und nicht zuletzt Vertrauen in unser Team deutlich bessere Motivatoren sind als jeder Kontrollmechanismus der Welt.

Sowohl Mitarbeiter*innen als auch Führungskräfte in digital remote arbeitenden Teams müssen Vertrauen mitbringen. Vertrauen seitens des*der Mitarbeitenden, dass seine*ihre Arbeit gewürdigt wird. Und Vertrauen seitens der Führungskraft, dass die vereinbarte Arbeit auch geleistet wird. Dass es sich lohnt, für beide Seiten, erleben wir jeden Tag.

An einer Studie zum Thema Vertrauen in der digitalen Arbeitswelt hat unsere Kollegin Alex übrigens 2019 mitgearbeitet.

Wir können hier viel erzählen, wenn der Tag lang ist?

Den besten Einblick in Vorteile und Fallstricke des verteilten Zusammenarbeitens im Team in der bevuta haben natürlich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die es tagtäglich leben. Sie wissen ganz genau, wie Remote Work in der bevuta in der Praxis funktioniert – wo es ihren Arbeitsalltag bereichert oder vereinfacht, und wo vielleicht noch Luft nach oben ist. Deshalb haben wir sie gefragt, was sie eigentlich von ihrem Arbeitsmodell halten.

Ein paar der Stimmen haben wir bereits in den Artikeln verstreut aufgenommen. Für mehr persönliche Erfahrungen aus dem Remote-Arbeitsalltag des bevuta-Teams empfehlen wir einen Blick in die Interview-Serie, die wir nach und nach hier im Blog veröffentlichen werden.

Headerfoto: iStock.com/blackCAT

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